Das Dekanat organisiert eine Sitzung des PEER-Leitungsgremiums, in dem die Zulassung zum Promotionsprüfungsverfahren geprüft und die Gutachter*innen sowie die weiteren Mitglieder des mindestens 4-köpfigen Prüfungsausschusses festgelegt werden. Das Dekanat informiert die/den Promovierende*n, wenn diese offizielle Zulassung zum Promotionsprüfungsverfahren erfolgt ist.
Das Dekanat verschickt die Dissertation an die beiden Gutachter*innen, die in der Regel innerhalb von zwei Monaten ein Gutachten verfassen. Weichen die Notenvorschläge der beiden Gutachten um mehr als eine Note voneinander ab, wird ein*e dritte*r Gutachter*in bestellt. Dies kann auch der Fall sein, wenn die Dissertation das Prädikat „ausgezeichnet“ bekommen hat, oder wenn ein*e Gutachter*in das Hinzuziehen einer/eines Dritten beantragt.
Sind alle nötigen Gutachten vorhanden, informiert das Dekanat die prüfungsberechtigten Mitglieder von BayNat über Inhalt (PDF mit Zusammenfassung) und Noten der Dissertation, die danach für zwei Wochen zur Einsichtnahme im Dekanat ausliegt. Kommt in dieser Zeit kein Widerspruch aus dem Kreis der Prüfungsberechtigten, ist die Arbeit endgültig angenommen.
Das Dekanat legt unter Mitwirkung der Promovierenden den Termin des Kolloquiums fest und verschickt die schriftliche Einladung an alle Beteiligten.